Promovare afaceri, știri din business și comunicate de presă

Desi majoritatea companiilor incearca sa reduca volumul documentelor pe hartie, in operatiunile zilnice, acestea nu pot fi complet eliminate. De-alungul timpului, volumul documentelor care trebuie arhivate, din motive care tin de afaceri sau din motive juridice, creste atat de mult, incat e nevoie de organizarea cat mai eficienta a arhivei.

Pentru a nu ajunge cu birourile si dulapurile sufocate de documente aruncate haotic, firmele sau orice alte institutii, trebuie sa-si organizeze arhiva pas cu pas, astfel incat documentele sa fie in siguranta si usor de gasit, daca e nevoie de ele inainte de expirarea termenului limita de pastrare.

Arhivarea e un domeniu extrem de complex, o stiinta in sine si trebuie facuta de experti. De aceea, firmele apeleaza la specialisti si companii de profil. Unele firme opteaza pentru pastrarea arhivei la sediu, altele prefera sa trimita arhiva in centrele speciale. Decizia in acest sens se ia in functie de volumul arhivei, dar si in functie de spatiul de la sediu. In ambele cazuri, arhivarea trebuie facuta de firme specializate, recomanda Arhivatorul.ro.

Pastrarea arhivei la sediu

Companiile mari, care dispun de spatii generoase, isi amenajeaza propriile arhive intr-una dintre cladirile sediului. De regula dosarele se tin in fisete speciale, pe holuri sau in birouri. Aceste fisete se inchid electronic, iar deblocarea se face prin tastarea unui cod, pentru a evita riscul ca persoane neautorizate sa umble in arhiva. Dar inainte de a ajunge in dulapuri, documentele trec prin mana specialistilor de la compania de arhivare.

Acestia vor indeparta documentele inutile, le vor pune in ordine pe cele aflate in termenul de pastrare, le vor clasifica si le vor organiza in functie de criteriile principale. De regula, aceste companii intocmesc un nomenclator arhivistic, astfel incat sa poata fi gasit usor orice document. De asemenea, asigura instruirea unuia dintre angajatii firmei, care se va ocupa zilnic de arhiva. De toate elementele din organizarea arhivei – de la alegerea locului in care vor fi amplasate fisierele, pana la tipul de dulapuri de care e nevoie – se vor ocupa specialistii de la firma de arhivare.

Dezavantaje

Pastrarea arhivei in sediu are o serie de dezavantaje: ocupa mult spatiu, care ar putea fi folosit altfel, nu garanteaza conditii de stocare corespunzatoare (temperatura, umiditate, protectie antiincendiu), chiar daca e prevazuta cu un sistem de cifru, numarul persoanelor care pot afla, intr-un fel sau altul, cum se pot deschide fisierele e destul de mare. Presupune plata unui salariu pentru cel putin un angajat arhivar.

Arhiva in centre special amenajate

Solutia cea mai indicata depozitarea arhivei in centrele speciale, administrate de firmele care se ocupa de arhivare. Acolo documentele sunt organizate pe categorii, fisierele sunt centralizate, astfel incat, la nevoie, sa poata fi oricand extrase. Evidenta se tine electronic, iar firma care se ocupa de administrarea arhivei stie in orice moment ce acte au iesit din termenul de pastrare si le va distruge, in conditii de maxima confidentialitate, la momentul potrivit.

Aceste centre ofera conditii speciale de depozitare a documentelor, la o anumita temperatura, fara umezeala, cu sisteme antiincendiu extrem de bine puse la punct. Supravegherea se face 24 din 24, iar accesul la documentele arhivate este restrictionat drastic.