Informatii articole

ARTICOLE

 

Arhivarea la sediu sau intr-un centru special


Arhivarea la sediu sau intr-un centru specialCategorie : Articole > Afaceri
Informatie adaugata de : SC Pro Intersoft 2010 SRL
publicat pe : 29.01.2020

Desi majoritatea companiilor incearca sa reduca volumul documentelor pe hartie, in operatiunile zilnice, acestea nu pot fi complet eliminate. De-alungul timpului, volumul documentelor care trebuie arhivate, din motive care tin de afaceri sau din motive juridice, creste atat de mult, incat e nevoie de organizarea cat mai eficienta a arhivei.

Pentru a nu ajunge cu birourile si dulapurile sufocate de documente aruncate haotic, firmele sau orice alte institutii, trebuie sa-si organizeze arhiva pas cu pas, astfel incat documentele sa fie in siguranta si usor de gasit, daca e nevoie de ele inainte de expirarea termenului limita de pastrare.

 

Arhivarea e un domeniu extrem de complex, o stiinta in sine si trebuie facuta de experti. De aceea, firmele apeleaza la specialisti si companii de profil. Unele firme opteaza pentru pastrarea arhivei la sediu, altele prefera sa trimita arhiva in centrele speciale. Decizia in acest sens se ia in functie de volumul arhivei, dar si in functie de spatiul de la sediu. In ambele cazuri, arhivarea trebuie facuta de firme specializate, recomanda Arhivatorul.ro.

 

Pastrarea arhivei la sediu

Companiile mari, care dispun de spatii generoase, isi amenajeaza propriile arhive intr-una dintre cladirile sediului. De regula dosarele se tin in fisete speciale, pe holuri sau in birouri. Aceste fisete se inchid electronic, iar deblocarea se face prin tastarea unui cod, pentru a evita riscul ca persoane neautorizate sa umble in arhiva. Dar inainte de a ajunge in dulapuri, documentele trec prin mana specialistilor de la compania de arhivare.

Acestia vor indeparta documentele inutile, le vor pune in ordine pe cele aflate in termenul de pastrare, le vor clasifica si le vor organiza in functie de criteriile principale. De regula, aceste companii intocmesc un nomenclator arhivistic, astfel incat sa poata fi gasit usor orice document. De asemenea, asigura instruirea unuia dintre angajatii firmei, care se va ocupa zilnic de arhiva. De toate elementele din organizarea arhivei – de la alegerea locului in care vor fi amplasate fisierele, pana la tipul de dulapuri de care e nevoie – se vor ocupa specialistii de la firma de arhivare.

 

Dezavantaje

Pastrarea arhivei in sediu are o serie de dezavantaje: ocupa mult spatiu, care ar putea fi folosit altfel, nu garanteaza conditii de stocare corespunzatoare (temperatura, umiditate, protectie antiincendiu), chiar daca e prevazuta cu un sistem de cifru, numarul persoanelor care pot afla, intr-un fel sau altul, cum se pot deschide fisierele e destul de mare. Presupune plata unui salariu pentru cel putin un angajat arhivar.

 

Arhiva in centre special amenajate

Solutia cea mai indicata depozitarea arhivei in centrele speciale, administrate de firmele care se ocupa de arhivare. Acolo documentele sunt organizate pe categorii, fisierele sunt centralizate, astfel incat, la nevoie, sa poata fi oricand extrase. Evidenta se tine electronic, iar firma care se ocupa de administrarea arhivei stie in orice moment ce acte au iesit din termenul de pastrare si le va distruge, in conditii de maxima confidentialitate, la momentul potrivit.

Aceste centre ofera conditii speciale de depozitare a documentelor, la o anumita temperatura, fara umezeala, cu sisteme antiincendiu extrem de bine puse la punct. Supravegherea se face 24 din 24, iar accesul la documentele arhivate este restrictionat drastic.


RSS Feed

# proiectinvest.ro 2
publicitate


Informatii articole
Alte articole de aceeasi firma:
book 7 lucruri incredibile despre CASIO
book Care sunt motivele pentru care o camera video este extrem de eficiența
book De ce sa-ti faci cumparaturile la Food Mall
book Cadouri pentru Botez
book Inspiratie pentru cadouri: carti pentru copii, carti de dragoste sau politiste?
book 5 cocktailuri pe baza de sampanie, perfecte pentru zilele festive
book Cauti echipamente de protectie? Bifeaza aceste trei necesitati decisive!
book Tehnici inovative în implantologie: A-PRF - operația de sinus lifting
book Unde gasesti cele mai bune masini de inchiriat?
book Cea mai simpla metoda prin care poti sa ii dai alta fata unei pardoseli vechi, din beton
 

Informatii articole
Alte articole din aceeasi categorie:
book 7 lucruri incredibile despre CASIO
book Cauti echipamente de protectie? Bifeaza aceste trei necesitati decisive!
book De ce sa optati pentru servicii funerare in Bucuresti de la Casa Funerara Eva
book Curiozitati despre gardurile electrice
book Beneficiile pe care vitrinele frigorifice orizontale le ofera afacerilor comerciale
book Cum te ajuta Cria Soft in procesul de fiscalizare al casei de marcat?
book Doua trend-uri in contabilitate pentru anul 2019
book Jobslist, o noua sursa de locuri de munca pentru cei care cauta sa evolueze
book Sfaturi utile pentru o cariera de succes
book Afacere la cheie
 
Informatii articole

ARTICOLE

 

Cele mai citite stiri si articole

Vezi oferta de promovare si publica acum!
Publicitatea ta !
publicitate

Parteneri PROMOAFACERI

Publicitate online - promovare produse

Comunicatul de presa - de la mesaj la stire, curs de comunicare premium cu abordare practica.

Proiect Comunicare, prima platforma online in care vorbim despre comunicare. Cursuri bazate pe experienta.

Publicitate online - promovare servicii

Servicii intocmire situatii de lucrari si devize oferta in constructii. Estimare lucrari si realizare deviz general.

Estimare resurse proiect, realizare antemasuratori pentru lucrari de arhitectura, structura si instalatii in constructii.

TextLink, vezi oferta de publicitate online

Ghid comunicare si promovare online