Promovare afaceri, publicare comunicate de presa

Orice institutie care s-a confruntat cu o situatie de criza in comunicare stie ca aceasta degenereaza mult prea rapid pentru a fi controlata in lipsa unei pregatiri sau a unei proceduri cunoscute intern.

Planurile de abordare sunt luxuri pe care institutia nu si le mai poate permite dupa ce au inceput sa sune telefoanele si sa curga intrebarile legate de ceea ce s-a intamplat, de cauze, de vinovati si de consecinte.

O situatie de criza apare atunci cand se intampla evenimente negative care ar putea afecta imaginea sau reputatia unei institutii. Odata produs, evenimentul capata amploare cu viteza bulgarelui de zapada, care se rostogoleste de pe un deal pana la marginea partiei si ajunge, la fel ca si acesta, la alte dimensiuni.

Din momentul producerii inevitabilului, totul se produce repede. Presa, in special, afla repede ca s-a intamplat ceva si vrea raspunsuri la fel de repede. Incep sa curga informatii, tot rapid, si printre persoanele din interiorul institutiei. Alte persoane, mai mult sau mai putin avizate, incep sa se intereseze de ce s-a petrecut, iar zvonurile incep, tot repede, sa circule.

Persoanele direct afectate de producerea evenimentului pot avea interes sa aduca bulgarele de zapada la dimensiuni si mai mari. Tot ele sunt cele care ofera detalii pe care, uneori, nu le cunosc in mod direct sau pe care nu le-au verificat.

Replicile din partea institutiei unde s-a produs evenimentul trebuie sa fie pe masura, rapide, concise, cinstite, directe. Preferati sa transmiteti un minim de informatii corecte decat prea multe, care nu pot fi sustinute de fapte sau care, ulterior, pot fi exploatate in defavoarea institutiei.

Aici intervine rolul echipei care trebuie sa ofere raspunsuri la intrebarile adresate si sa anticipeze chestiunile de interes pe parcurs.

Din aceasta echipa este recomandat sa faca parte manageri, persoane din conducerea institutiei, consilieri pe parte tehnica si juridica, un reprezentant financiar, unul pe parte de resurse umane, etc.
Responsabilitatile acestora trebuie sa fie bine impartite, pentru ca, la momentul declansarii crizei, sa nu intervina panica si sa se actioneze proactiv.

Este, de asemenea, foarte important ca din echipa sa faca parte un reprezentant al departamentului de relatii publice si comunicare, care sa cunoasca toate informatiile necesare si, mai ales, strategia de comunicare si atitudinea pe care institutia a decis sa o abordeze.
Aceasta persoana va fi liantul intre institutie si exterior, deci rolul sau este foarte important.

Buna organizare la nivel uman determina rapiditatea reactiei.

Institutia trebuie sa tina cont de faptul ca zvonul circula mai repede decat informatia intemeiata si veridica si atunci trebuie sa urmareasca atent ce anume se declara, cui si cu ce consecinte.

Situatia de criza se desfasoara pe un teren in care jucatorii sunt multi, parerile sunt multiple, reactiile sunt diverse, iar consecintele pot ajunge pana la a fi devastatoare.

Tratarea cu responsabilitate a problemelor, buna organizare, cunoasterea procedurilor necesare, impartirea responsabilitatilor, comunicarea eficienta in cadrul echipei si respectarea regulilor de management al crizei sunt cateva dintre elementele care pot ajuta institutia sa depaseasca situatia de criza in mod eficient si cu diminuarea efectelor negative asupra imaginii publice.

Echipa Promoafaceri